Hoe kom je aan optredens, en wanneer is het zinvol om een boeker te benaderen? Deze en andere vragen kwamen op 11 november 2015 aan bod bij de Meet The Pro sessie: Hoe scoor ik boekingen? Bandmanager en docent Martijn Crama legde de vragen van het publiek voor aan een panel van experts. In het panel zaten boeker en promoter Maarten Middelkoop, directeur en voormalig programmeur van het Paard van Troje Majel Blonden, en gitarist en manager van Half Way Station Rikke Korswagen.

Verslag door Maaike Siegerist

Het panel
Middelkoop is boeker en promoter van bands bij Agents After All. Hij behartigt de belangen van DI-RECT, Dotan, HAEVN, Handsome Poets, Orange Skyline, Rondé en The Brahms. Aan het boeken van een tour is Middelkoop niet veel tijd kwijt, zei hij: dat is een kwestie van een rondje langs de zalen bellen. Hij is vooral met de bands in gesprek om plannen te maken. Met de manager, en eventueel het label erbij, bespreekt hij welke de festivals en support slots de band graag wil doen.

Verder is hij op zoek naar nieuw talent. Als promoter werkt hij aan grote shows, bijvoorbeeld aan het Ziggo Dome concert van Dotan. Agents After All maakte de begroting en regelde het hele marketingproces vanaf de ticketverkoop tot en met de productie.

Als programmeur van het Paard van Troje ontving Blonden veel e-mails van bands die graag wilden optreden. Maar ze ging ook zelf op zoek naar onbekend talent, en als er een buitenlandse band op tournee kwam, dan vroeg ze bij boekers bands aan om de support te doen.

Korswagen boekte zelf 550 shows voor zijn band Half Way Station – van hele kleine concerten tot aan Paradiso. Hij bouwde zelf contacten op en werd boeker bij Momentum Agency, waar hij onder andere Birth Of Joy en DeWolff vertegenwoordigt.

De muziek als uitgangspunt
Hoe begin je met het regelen van boekingen voor je band? “Wat heel veel onderschat wordt, is dat je ook gewoon goed moet zijn,” aldus Korswagen. Juist daardoor kon hij veel gigs regelen voor zijn band. “Het is altijd de muziek,” beaamde Middelkoop. Stuur je muziek naar iemand uit de industrie, in je genre, vraag feedback en doe er iets mee, tipte hij.

De e-mail aan de programmeur
Als programmeur kreeg Blonden zo’n 400 tot 500 e-mails per dag. Geen wonder dat programmeurs niet altijd terugmailen. Hoe zorg je ervoor dat jouw e-mail eruit springt en leidt tot een boeking?

Crama wilde een aantal shows regelen voor de band Antique Robot – van de 6 mails die ze verstuurden, resulteerden er 4 in gigs. In de aanhef noemden ze de programmeur bij naam. Daarna vertelden ze dat ze rondom hun nieuwe release een aantal try-outs wilden doen en noemden de zalen waar ze wilden spelen, welke ver genoeg uit elkaar lagen om het publiek niet te verdelen. Ze schreven dat ze al een tijd niet gespeeld hadden en meldden dat er zo’n 700 mensen op hun mailinglist stonden, die vast wilden komen kijken bij een nieuwe show.

Ze eindigden met de vraag of de programmeur wilde meedenken of de show op diens podium paste, gevolgd door de ondertekening met een link naar de muziek. In dit geval komt de hoge succesratio door het meedenken met de programmeur, aldus Crama. Maak een plan! Denk business. De meeste bands spelen in op de sympathiefactor, maar met 500 mails per dag kan dat niet.

Inderdaad, als band moet je zelf een idee ontwikkelen om de programmeur te overtuigen, beaamde Blonden. Zorg dat je de zaal kent en weet waarom je er wil spelen. Een programmeur is vaak grote shows aan het binnenhalen; kleine bands komen tussendoor. Maar als je meedenkt maak je wel een goede kans – als Rotterdamse band zou je bijvoorbeeld samen met een Haagse band een avond kunnen organiseren, de backline kunnen delen, en de show kunnen promoten.

Aan de kleine zaal hangt een prijskaartje van €10 per persoon. Van de inkomsten gaan eerst de huiskosten af. Als je te onbekend bent om voor een ticketprijs te spelen, kun je wel in het café optreden. Zoek er dan ook een band uit de regio bij en ga samen promoten. Helaas kun je als zaal niet aan elke show alle aandacht besteden, aldus Blonden. Bij gratis entree is het zelfs moeilijker om de zaal vol te krijgen dan bij shows met een ticketprijs.

Als boeker leest Middelkoop graag wie de band is, welke muziek deze maakt, welke landelijke prijzen de band eventueel gewonnen heeft, en of de groep een bekende band gesupport heeft. Vanuit het publiek kwam de tip om het inschrijfformulier voor Eurosonic Noorderslag als template te gebruiken voor wat er in de e-mail moet staan.

Link naar de muziek
Een link naar je muziek is essentieel, aldus de panelleden. Een goed opgenomen live video werkt het beste voor Half Way Station, zei Korswagen. In het begin stuurde hij de video mee die toevallig goed was uitgevallen. Nu zijn het hele producties. Als het om een goede song gaat, moeten de audio- en beeldkwaliteit ook omhoog, vond hij. Maar met goed geproduceerde live video’s krijg je vaak de beleving in de zaal niet mee, zei Middelkoop. Hij werd boeker van de band HAEVN nog voordat die band ook maar een show had gespeeld. Elke programmeur kan door slechte geluidskwaliteit heen luisteren, aldus Blonden.

De bands die Middelkoop lanceert worden bij regel uitgeroepen tot 3FM Serious Talent. Daarin is de muziek het allerbelangrijkst, aldus de boeker. Hij hoort graag 3 à 4 goede songs. Als hij met een band in zee gaat, dan zorgt hij ervoor dat hun muziek bekendheid krijgt. Anders komt er niemand kijken, aldus Middelkoop. “Zo simpel is het gewoon.”

Op het moment dat hij programmeurs benadert, weten zij dat er iets gaande is met een band. “Ik hoef een programmeur niet te overtuigen.” Hij laat bands pas in zalen spelen als hij weet dat die vol komen en plant twee jaar vooruit.

Bellen
In het begin belde Korswagen programmeurs, vertelde dat hij graag wilde optreden op diens podia, en vroeg hoe hij dat voor elkaar kon krijgen. Korswagen: “Programmeurs zijn ook gewoon mensen en ik durfde te bellen.” Als programmeur werd Blonden liever per e-mail benaderd.

Beschikbaarheid
Eén van de sleutels tot het succes van Half Way Station was dat de band altijd beschikbaar was, zei Korswagen. Nu hij zelf ook boeker is, merkt hij dat 20 procent van de bands verhinderd is of niet eens terugbelt.

Festivals
Hoe benader je festivals? Zoek festivals uit die bij je muziek passen, adviseerde Korswagen. Toen zijn band net begon, maakte deze muziek in een stijl die hij als “akoestische muziek plus” omschreef. Hij schreef festivals aan waar de band eigenlijk niet op paste, zoals Metropolis. Nu is de muziekstijl van de band veranderd en passen ze daar wel. Toen Korswagen eerder dit jaar getipt werd dat op dat moment Metropolis geprogrammeerd werd, stuurde hij een e-mail en werd geboekt voor op het hoofdpodium.

Als je in juni en juli op festivals wil spelen als beginnende band, moet je 3 maanden daarvoor al gaan onderzoeken wie de programmeur is en of deze al bezig is met het programma, aldus Crama. Het ligt ook aan je momentum, voegde Middelkoop toe. Als je in februari een hit hebt, willen ze je dan al boeken. Aan de andere kant komt soms een paar weken voor een festival een spot vrij waar je in past.

Live momentum
Hoe bouw je momentum op? Speel op plekken waar publiek is. Zo kan het de moeite waard zijn om te spelen op een podium zonder gage maar met veel nieuw publiek, aldus Korswagen. Speel in cafés om een publiek op te bouwen, adviseerde Crama.

Hoe selecteert een boeker
Middelkoop selecteert puur op de muziek, zei hij. Hij hoort de liedjes het liefst voordat ze op een plaat staan, zodat er nog dingen aan veranderd kunnen worden. De boeker is dus eigenlijk de nieuwe A&R manager, concludeerde Crama.

Plan rondom een plaat
Als je een plaat maakt, maak dan een planning, benadrukte Blonden. Zorg dat de plaat gerecenseerd wordt in de krant, en heb een aantal shows en een klein festival op stapel staan. Bands stoppen hun energie vaak alleen in de plaat, en denken niet na over het traject erna.

Popronde
Doe op het juiste moment aan de Popronde mee. Veel bands willen veel te vroeg, aldus Middelkoop. Als je door de selectie heen komt, dan ben je er ook klaar voor. Op de Popronde lopen veel professionals rond om nieuw talent te scouten. Maar speel eerst in cafés; speel alle zalen plat – boekers lezen de recensies ook.

Wil je een idee krijgen van wie er een rol spelen in de Nederlandse muziekindustrie? Kijk dan wie er in de selectiecommissie van de Popronde zitten.

Ondernemerschap
Wees creatief – je hoeft niet noodzakelijk Serious Talent te zijn, aldus Korswagen. “Spreek je eigen ondernemerszin aan.” Voor Half Way Station nam hij zelf het initiatief. Om bijvoorbeeld op het Filmfestival te spelen benaderde hij het Stadsarchief, dat zich op dat festival presenteert. Hij stelde voor om zijn band muziek te laten spelen bij hun beeldmateriaal, waarop de staf van het Stadsarchief enthousiast reageerde. Vervolgens stond de band in de grote zaal van de Rotterdamse Schouwburg, en kon hij de show nog een keer verkopen aan LantarenVenster. Op deze manier hoef je niet te concurreren met andere bands en kun je een goede gage vragen.

Crama beaamde het belang van ondernemerschap. Hij ging met het groene podium van Florian Wolff de boer op. Het begon met een versterker op zonne-energie. Daarna ging Crama pitchen bij de ASN bank, die vervolgens een grotere groene toer ondersteunde. Femke Halsema huurde Florian daarna in voor haar Groen Links campagne in 2010. De campagne betaalde goed en het publiek was de juiste doelgroep. Pas wel op dat je geen dingen doet die niet bij je passen, benadrukte Korswagen.

Boekingskantoren benaderen
Als je een boekingskantoor benadert, check dan welke artiesten ze vertegenwoordigen en of jouw concept ertussen past, zei Crama.

Boekingskantoren mailen is zelden succesvol, aldus Middelkoop. Hij ontvangt dan wel veel e-mails, maar haalt daar zelden bands uit. In plaats daarvan gaat hij zelf op zoek naar nieuw talent. Hij kijkt naar de selectie van de Popronde, of wordt getipt door een manager, plugger, of muzikant. Pas als er over een band gepraat wordt, raakt Middelkoop geïnteresseerd.

Crama benadrukte het effect van marktwerking: er is een groot aanbod van bands, en er zijn maar weinig boekingskantoren. Commerciële boekingskantoren gaan zorgvuldig te werk bij het selecteren van bands om hun risico te minimaliseren en hun winst te maximaliseren.

Maar wat als je band niet in het commerciële stramien past dat het goed doet op de radio? Korswagen: “As ik met mijn groep ga inzetten op liedjes van 3 minuten dan heb ik over een jaar geen boekingen en geen band meer over.” Muzikaal zal hij dus geen concessies doen. Word zelf ondernemend, raadde hij aan. Er zijn ook veel kleine boekingskantoren die minder commerciële bands vertegenwoordigen, benadrukte Blonden.

Gage
In het Paard krijgt een support act €150, tenzij de begroting van de avond ongunstiger uitpakt. Een zaal heeft huiskosten: voor de PA, staf, catering, publiciteit, en meer. Deze kosten worden van de inkomsten uit de kaartverkoop afgetrokken. Onderaan de berekening blijft er geld over voor de band. Meestal is dat €150, soms €75, en soms niets. Dan probeert de zaal de band wel goed te verzorgen. Blonden: “Als programmeur wil ik ook niet dat een band voor niets optreedt.” Als er een individuele performer als voorprogramma komt, krijgt deze €75 tot €100 en een maaltijd.

Wat als de zaal vraagt wat je gage is? Korswagen ging zelf op onderzoek uit om te achterhalen hoeveel een zaal betaalt. Hij keek wie er het jaar ervoor had gespeeld, of hij daar muzikanten van kende, en belde die op. Hij vroeg dan naar het gage, de backline, de behandeling die ze hadden gekregen, en wat een goed tijdslot was. Bouw contacten op door ook zelf informatie te delen met anderen.

Hoeveel krijgen bands doorgaans betaald? Gages in het publiek liepen uiteen van benzinekosten tot honderden euro’s. Half Way Station vraagt €1000 maar is flexibel. Zo gaf de band acht optredens tegen een gage van €1250 euro, en deed daarna mee aan de Popronde. Maar speel niet voor €500 bij de één en dan gratis bij de buren, benadrukte Korswagen. Programmeurs bellen elkaar ook om te vragen wat ze voor bands hebben betaald, aldus Blonden.

Kun je ook te veel spelen? Bands die in het Paard van Troje optreden mogen de maand ervoor en erna niet in de buurt spelen. Blonden raadde beginnende bands wel aan om zo veel mogelijk te spelen, terwijl bands die momentum hebben juist honger kunnen creëren door niet te vaak op te treden.

Hoe verandert de berekening met een boeker? Programmeurs weten dat de bands die Middelkoop aanbiedt 3FM Serious Talent-achtig concepten zijn. De gage wordt dan €500 met daar bovenop een commissie, zei Blonden. De commissie is doorgaans 15 procent, aldus Crama. Soms gaat de commissie wel van de gage van de band af, maar dan ligt de gage ook hoger, voegde Blonden toe.

Spammen
Is spammen een goed idee? Volgens Blonden is veel mailen goed om te laten zien dat je echt wilt. Forward een eerdere e-mail en vermeld erbij dat je begrijpt dat de programmeur het druk heeft. Crama stopt na 3 mails.

Support
Als je een bepaalde band wil supporten, benader die band dan direct, raadde Blonden aan. Zeg bijvoorbeeld dat je 50 man extra mee kan brengen, mits je dat waar kan maken. Middelkoop beaamde dat de band de baas is. Je moet de band waarvoor je wil openen eigenlijk kennen, zei hij. Internationale bands kun je best per e-mail benaderen, aldus Blonden.

Tips?
Middelkoop raadde aan om professionals te vragen feedback te geven. Blonden drukte bands op het hart om vanuit hun passie te werken. Korswagen vergeleek het regelen van gigs met daten. Je moet iemand passend versieren en met de juiste timing. Een programmeur heeft een bepaalde smaak, een festival, een imago. “Daar moet je over nadenken. En niet zomaar een beetje gaan Tinderen.”