Hoe boek je shows? – Een boekingsstrategie

Sinds drie jaar boek ik de shows voor mijn band The Legendary Orchestra Of Love en denk dat ik je niet hoef te vertellen wat een enorme opgave dat soms kan zijn. Hieronder zal ik vertellen hoe dit proces in drie jaar tijd is verlopen en wat je als band kunt doen om aan meer optredens te komen. Niet altijd betaalde optredens, vaak ook onbetaald, maar ook dat kan toch wat opleveren.

Voor de discussie of je onbetaald moet optreden verwijs ik je graag naar deze blogpost van Chris Dekker op de site van De Bassist.

Gegevens Sprokkelen
Alhoewel ik al jaren lang in bandjes speel en vaak ook de boekingen deed voor mijn bands, begon ik drie jaar geleden eigenlijk weer op nul. Ik had geen lijst meer van podia en ik had weinig contacten meer in de muziekwereld, omdat ik een tijd lang niet veel had gedaan op dat gebied. De zoektocht naar podia in Nederland was geen gemakkelijke opgave, omdat er eigenlijk geen lijst op het internet stond die up-to-date was. Nu is er redelijk overzicht te vinden op: Poppodium.startze.nl.

Toentertijd heb ik via Podiuminfo.nl mijn lijst samengesteld. Dat was een hele klus, maar leverde veel goede info op. Ik ben gewoon elk podium afgegaan om te kijken of deze nog bestond en bandjes boekte en wat gegevens waren. Dat heeft me twee weken full-time werk gekost, maar ik had een lijst.

Met een lijst van podia alleen ben je er natuurlijk niet, je moet ook contactgegevens zoeken en het liefst ook de namen van de programmeurs van de podia. Helaas heeft niet elk podium die gegevens op zijn site staan. Hoe kom je daar dan aan? Dat kun je bijvoorbeeld doen door ze gewoon een mail te sturen om te vragen wie de programmeur is, dat is de simpelste oplossing, maar dan nog krijg je van veel podia geen reactie. Veel programmeurs hebben het ontzettend druk of doen het programmeren ernaast en hebben geen tijd om elke mail die ze krijgen te beantwoorden.

Een andere manier is om te mailen tijdens vakanties. Dan krijg je vaak een out-of-office antwoord waarin gegevens staan van wie je kunt bereiken. Zorg dat je al die gegevens netjes in – bijvoorbeeld – een spreadsheet noteert. Ik vind het zelf ontzettend handig om alles in een spreadsheet van Google Drive te zetten, omdat je die overal kunt openen en omdat je die kunt delen met je bandleden.

Bellen is ook een optie, maar daar ben ik zelf op een gegeven moment vanaf gestapt, omdat ik vaak geen gehoor kreeg of een drukke kroegbaas die me niet te woord wilde staan. Soms kreeg je een algemeen mailadres dat toch ook al op de site stond, maar nog steeds geen naam of de verkeerde naam. Maar wellicht heb je er zelf betere ervaringen mee. Het is een optie.

Contact Met De Podia
In het eerste jaar van onze carrière mailde ik de zalen zo’n acht keer. Ik hield netjes in het spreadsheet bij wanneer ik mailde en kort welke mail ik had gestuurd. Ik mailde niet altijd een verzoek om te spelen, maar vaak ook gewoon een update over de band of liedjes die op het punt stonden om uit te komen of een leuke kerstkaart. Op die manier bleven we op het netvlies van de podia staan en kreeg ik vaak ook nog reacties met info die ik kon noteren in mijn spreadsheet.

Het tweede jaar had ik al aardig wat contacten opgebouwd en verstuurde ik minder mails, maar wel een stuk gerichter. Ik had ondertussen uitgezocht welke podia wat programmeerde en welke podia geschikt waren voor de muziek die mijn band maakt en welke wij als band op dat moment in onze carrière konden aandoen. Een Tivoli of een Effenaar zit natuurlijk niet te wachten op dat ene onbekende bandje uit Rotterdam die net zijn eerste cd heeft uitgebracht in eigen beheer en met maar 400 likes op de Facebook pagina. Maar een Swaf in Hoorn of een Brigant in Arnhem vallen daar wel voor te porren.

De contactpersonen van podia voegde ik toe op Facebook, waardoor ik persoonlijk contact kon leggen met ze. Dat kwam het boekingsproces ten goede. Contact verliep sneller, persoonlijker en veel gemakkelijker. En als ze op je Facebook pagina zitten, dan kun je ze uitnodigen om je bandpagina leuk te vinden en ze zien gelijk hoe actief jij op je eigen pagina bezig bent met het promoten van je band.

Door het vergaren van al die gegevens kon ik gericht gaan mailen. Ik had mezelf als doel gesteld om een tour te boeken van drie maanden waarin we 15 podia aan zouden doen, maar waarbij we elke stad slechts één keer zouden aandoen. Alle podia staan gesorteerd per stad in mijn spreadsheet, dus ik maakte een nieuwe aan met podia waar ik de grootste kans had een optreden te kunnen krijgen en die contacteerde ik als eerste. Al snel stroomden de eerste optredens binnen.

Binnen een mum van tijd had ik zo’n twaalf optredens staan. Dat maakt het boeken van meer optredens makkelijker, want dan kun je andere podia mailen met die info en dat maakt het aantrekkelijker voor hen om jou ook te boeken, want klaarblijkelijk ben je in trek. Dus ik vergrootte mijn mailbereik met iets grotere podia en mailde die ook. Al snel had ik een tour bij elkaar van 25 optredens in drie maanden. Dat was tien optredens meer dan waarop ik had ingezet.

Niet elke show was een betaald optreden, maar ik zorgde ervoor dat tegenover een of twee onbetaalde shows en ander dik betaald optreden stond. Zo bleef er onder de streep geld over en hoefden we geen geld toe te leggen op bijvoorbeeld benzine kosten. Dan is een trip naar een onbetaald optreden in Assen ineens wel mogelijk.

Momenteel is de tour van 25 optredens bijna klaar en ben ik, door het succes van deze tour, bezig met het boeken van deel 2, omdat er podia waren die we niet konden aandoen tijdens die drie maanden. Aangezien ik een hele lijst van optredens kan presenteren, word de band aantrekkelijker, want je maakt meters en je vergaart fans in diverse steden.

Contact Met Bands
Het is ontzettend belangrijk om minstens één iemand in de band te hebben die goed is in netwerken en dat die persoon dat te pas en te onpas dan ook doet. Niet alleen netwerken binnen de programmeurs en de podia, maar ook bij andere bands. Andere bands kennen vaak weer programmeurs van andere zalen en kunnen je daar binnenloodsen.

Door te spelen met lokale bands kun je ook vaak je podiumbestand uitbreiden, want veel lokale bands kennen de wat kleinere en onbekende tenten in de omgeving die moeilijk te vinden zijn op internet. Vaak leidt een optreden dan weer tot een ander optreden in diezelfde stad en vaak ook met diezelfde lokale band die dan weer vrienden meeneemt die uiteindelijk ook jouw fans kunnen worden.

Het helpt ook als je in een bepaalde stad enkele bands kent om bij podia een avondvullend programma aan te bieden met die lokale bands. Podia vinden het belangrijk dat hun zaal vol staat en mijn band uit Rotterdam heeft niet veel aanhang in Groningen, dus zijn we niet aantrekkelijk voor die zaal. Als je aanbiedt om met lokale acts op te treden, kun je het aantrekkelijker maken voor dat podium om jou wel te boeken.

Overschatten en Onderschatten
Overschat jezelf niet als band. Wees heel realistisch in waar je staat en voor wie je aantrekkelijk bent en zorg dat je jezelf niet uit de markt prijst. Zorg er dus ook voor dat je als band weet met wat voor budgetten zalen moeten werken. Als wij bij Swaf in Hoorn aankloppen en 500 piek vragen, dan kunnen we dat optreden wel op de spreekwoordelijke buik schrijven. Dat geld is er simpelweg niet en dat gaat die zaak waarschijnlijk ook niet binnenkrijgen aan inkomsten als wij daar komen spelen.

Aan de andere kant moet je natuurlijk jezelf ook niet onderschatten en dus maar in elke tent voor een kratje pils en een lauwe loempia komen. Er zijn genoeg zalen die wel een budget hebben. Je kunt daar best naar vragen in je mails. Wat veel zaaltjes van mij wel kunnen waarderen is als ik net onder hun budget ga zitten met mijn vraagprijs. Op de een of andere manier waarderen ze dat en vergroot ik mijn kans op een optreden daar.

Mail
Vaak krijg ik het advies om persoonlijke mails op te stellen voor elke zaal. Ik zal heel eerlijk zijn: dat doe ik niet. Ik stel een vrij standaard mail op die ik wel in kleine opzichten aanpas naar de zaal. Mails sturen kost ontzettend veel tijd en ik heb niet de tijd om voor elke zaal een nieuwe mail te bedenken. Mijn mails zien er echter wel uitermate verzorgd en overzichtelijk uit.

Ik ben docent in het VO en ik heb een truc toegepast uit het onderwijs op mijn mail. Mijn mail begint met een overzicht van de inhoud. Op die manier ziet een programmeur gelijk waar het over gaat en waar wat staat in de mail. Bedenk wel dat programmeurs ettelijke mails per dag krijgen, dus houdt het allemaal kort en stuur alsjeblieft geen bijlagen mee met de mail, maar zet er linkjes in naar bijvoorbeeld je EPK, muziek, Facebook, e.d. Als je toch bijlagen meestuurt kan het nog wel eens zijn dat je de mail terug krijgt, omdat of de inbox vol zit of omdat de bestanden te groot of om andere redenen.

Persoonlijke mails stuur ik wel naar zalen en programmeurs waar ik reeds gespeeld heb en die mij persoonlijk kennen. Ze weten toch al wie ik ben, wie mijn band is en wat ze van me kunnen verwachten. Een programmeur de eerste keer een mail sturen waarin je gelijk amicaal en populair gaat doen, kan nog wel eens averechts werken.

Als laatste: mail altijd terug en niet pas na een maand. Zelfs als je een afwijzing krijgt, is het netjes om even te bedanken voor de reactie. Soms pas je gewoon niet bij het podium, maar soms heb je toch net te hoog ingezet. Als dat laatste het geval is, dan wil je later wellicht nog eens terug kunnen komen bij die programmeur. Een bedank mail is dan wel zo netjes en laat de programmeur met een goed gevoel achter.

Conclusies
Na deze drie jaar van intensief boekingen doen, kan ik niet anders stellen dan dat de manier waarop ik het aan heb gepakt vrij succesvol is gebleken voor mijn band. We hebben veel contacten met programmeurs en andere bands en onze fanbase groeit, de populariteit van de band groeit en het boeken van optredens gaat steeds gemakkelijker tot er een moment komt dat we gevraagd worden en niet meer zelf overal achteraan hoeven te hobbelen.

Hieronder de tips nog even op een rijtje.

– Maak een spreadsheet met een overzicht van alle zalen, de contactgegevens en namen van de programmeurs;

– Houd goed bij wie je wanneer om welke reden mailt;

– Zorg dat er maar één iemand is die over de mails gaat;

– Mail geregeld en niet alleen om te vragen om optredens;

– Een standaard mail kan best, op een persoonlijke mail kun je later overstappen;

– Voeg programmeurs (en zaaleigenaren) toe op Facebook;

– Zorg dat er iemand in de band (of een vriend van de band) goed is in contacten maken en onderhouden;

– Mail altijd terug;

– Geef niet op.

Door Dikke Mike

Dikke Mike is zanger/bassist in The Legendary Orchestra Of Love die aanstekelijke rock ‘n’ roll speelt. De liedjes vertellen absurde maar vermakelijke verhalen. Met een fundament van bas, gitaar en drums maakt het drietal van eenvoud een kunstvorm. De band is visueel aantrekkelijk, bezit aanstekelijke humor en ook aan showmanschap ontbreekt het de drie heren niet. Vanuit Bodacious Bookings in hun thuisstad Rotterdam broeden ze op hun plannen om de wereld te veroveren met hun grenzeloze charmes.