De eerste Meet The Pro sessie van 2017 ging over hoe je een felbegeerde boeking scoort op festivals. Hoe zorg je dat je een plaatsje krijgt in de programmering? Wat zijn de trucjes en wat de absolute do’s en dont’s? Wat zijn de verschillen tussen een optreden boeken in een zaal en een optreden op een festival? Voor antwoorden op deze en nog vele andere vragen hadden we de programmeurs Peter Dijksta (oa Welcome To The Village en Oerol), Dennis Koster (oa Hollandse Kost en Duizel In Het Park) en Marco Bijsterbosch (oa Sniester en Big Texas BBQ) uitgenodigd die, onder leiding van moderator Martijn Crama, het hemd van het lijf gevraagd werden.

Verslag door Evi Marian Bulters

Wanneer zoek je contact met een programmeur?
Voor grote(re) festivals is het nu, in maart, vaak al te laat om nog contact te zoeken. Kleinere festivals hebben nu nog wel enkele plekken vrij, maar het is erg lastig om nog wat te regelen als je pas nu contact opneemt. Peter Dijkstra legt uit dat ze bij Welcome To The Village direct na afloop van een editie beginnen aan de volgende; in hun geval dus al in juli. Eerst gaan ze evalueren, plannen en een datum vastleggen, en vanaf november actief aan de slag met de programmering.

Sniester in Den Haag is al in mei. Programmeur Marco Bijsterbosch begint daarvoor ook al in juni of juli met de programmering. Voor de meeste festivals geldt dan ook dat de bulk van de bevestigingen in november en december valt, en meestal alles rond is in januari, zo rond Eurosonic Noorderslag. Hierbij is het wel zo dat festivals eerst hun headliners boeken en vanaf daar naar beneden werken. Beginnende bands worden dus later bevestigd. Uiteindelijk komt de doorslaggevende deadline vanuit de marketing afdeling, zo’n twee tot vier maanden van tevoren. Zorg dus dat je minimaal vier maanden voor het festival contact opneemt met de programmeur(s).

Heb je niets meer gehoord van een programmeur, stuur dan niet nog drie herinneringsmails die kant op. Programmeurs luisteren in principe alles wat ze krijgen. Het aanbod is echter zo groot dat ze niet op iedereen kunnen reageren als er geen interesse is. Als je helemaal geen reactie krijgt, ga er dan van uit dat er geen interesse is. Poppodia programmeren het hele jaar door, dus die kan je gerust updates sturen over jouw band op het moment dat er interessante ontwikkelingen zijn, maar bij een festival moet alles op het juiste moment samenvallen.

Heb je wél een mail terug gehad waarin de programmeur positief was, en hoor je daarna niets meer, neem dan vooral nog een keer contact op. De kans is aanwezig dat je er tussendoor bent geglipt en dat de programmeur in alle drukte niet meer aan jouw mail is toegekomen.

Welke festivals kan/moet ik benaderen?
Programmeurs krijgen heel veel aangeboden, zeker voor festivals. Als je contact zoekt om ergens te spelen, doe dit dan heel bewust en doelgericht. Je bespaart jezelf een hoop teleurstelling door eerst je research te doen en alleen festivals te benaderen waarvan je oprecht denkt dat ze een goede match zijn. Het heeft geen zin om jouw folk project aan te bieden bij een metal festival en andersom.

Ken je een festival nog niet zo goed? Kijk op hun site en Facebook pagina en bekijk de line-ups van voorgaande edities. Zie jij jezelf tussen die namen staan? Wat voor publiek komt er naar dit festival? Zitten zij op jouw muziek te wachten? Heeft het festival een thema of verhaal? Sommige festivals zijn genre gebonden zoals Dennis’ Hollandse Kost Festival, waar uitsluitend Nederlandstalige muziek geprogrammeerd wordt.

Startende, jonge bands kunnen het beste beginnen met het aanschrijven van lokale en regionale festivals dichtbij huis. Op die manier voorkom je ook dat je kosten hoger zijn dan de gage die je kunt vragen/verwachten. Wil je toch heel graag spelen op een ver weg gelegen festival omdat het perfect bij je past? Maak je dan niet te veel zorgen of je genoeg publiek kan trekken. Bij clubshows ben je heel erg afhankelijk van de hoeveelheid publiek die op jouw band af komt, maar een festival programmeur maakt zich daar minder zorgen om. Hij heeft veel meer bands die publiek trekken en heeft dus meer ruimte om talent te programmeren op basis van kwaliteit, ook al bieden ze geen garantie op publiek.

Ook het aantal likes op social media is dus minder belangrijk bij het boeken van festivalshows dan bij clubshows. Wat je ook doet en wie je ook benaderd; stuur vooral niet dezelfde mail naar 100 programmeurs, maar personaliseer je mail en stem je verhaal af op het profiel van het festival.

“Bedenk waar je over 1 jaar wilt zijn, en waar je over 5 jaar wil zijn. Maak een plan en werk vanuit dat plan. Wacht op het juiste moment voordat je bepaalde stappen neemt, dan is de kans groter dat alles op het juiste moment komt en samenvalt.” – Peter Dijkstra

Hoe val ik op tussen al het aanbod?
Programmeurs zijn op zoek naar muziek die opvalt, waarvan ze meteen denken “dit moet op mijn festival staan”. Ze zijn op zoek naar iets wat ze nog niet eerder gehoord hebben. De muziek moet een verhaal hebben wat nog niet door iemand anders is verteld. Ze willen allemaal heel graag de eerste zijn die een band oppikt voordat deze doorbreekt, maar ze moeten wel overtuigd zijn dat die doorbraak imminent is. Verplaats je in de programmeur; zou jij jezelf op dit festival programmeren?

Programmeurs kennen heel veel mensen. In de Nederlandse muziekindustrie is vrijwel iedereen op één of andere manier aan elkaar verbonden. Die mensen praten natuurlijk veel met elkaar en iedereen vindt het fijn als iemand anders die ze vertrouwen hun keuze ondersteund. Het helpt dus zeker als iemand uit de programmeur z’n directe omgeving of netwerk, jouw band kent en aanraadt. Als iemand anders al enthousiast is over een band, dan gaat de programmeur ze natuurlijk even checken. Advies uit eigen netwerk speelt dus zeker een rol, vooral bij het ontdekken van nieuwe acts en vooral ook in de niches. Het komt zeker voor dat programmeurs een expert vragen om input als ze genre’s programmeren waarmee ze zelf minder bekend zijn. Veel festivals hebben bijvoorbeeld een aparte programmeur of adviseur voor wereldmuziek of dance.

Veel programmeurs hebben al vrij vroeg een wishlist in hun hoofd van acts die ze graag op hun festival zouden zien spelen. Die lijst stellen ze samen uit namen die ze al eerder hebben gehoord, gezien of zijn tegengekomen. Zorg dus dat je veel optreedt, zodat ze de kans krijgen om je live te zien en zorg dat je zichtbaar bent. Zichtbaarheid is super belangrijk en kan op heel veel manieren. Persoonlijk contact helpt zeker, maar voeg geen vreemden zomaar toe op Facebook.

Ga bijvoorbeeld naar Meet The Pro en maak een praatje met mensen. Zorg dat mensen je gezicht ook kennen in plaats van alleen jouw sound. Vergroot je gunfactor. Bellen kan, maar bel alleen mensen die je kent en onthoud dat een programmeur in een telefoontje jouw muziek niet kan horen en jouw energie op het podium niet kan zien. Hij heeft veel liever linkjes in zijn inbox waar hij direct uit kan halen wat hij kan verwachten.

Voor Marco is het vooral heel belangrijk dat een band 100% geeft aan het publiek als zij op het podium staan en dat zowel de band als de muziek écht zijn. Het moet mensen raken. Voor hem kan dat betekenen dat een hele zaal in tranen is na een gevoelig optreden van een singer/songwriter, maar ook dat er gasten bloedend in de zaal staan omdat ze helemaal opgaan in de muziek van een keiharde punkband. Als het maar binnenkomt.

Stuur dus altijd een live filmpje mee en zorg vooral dat de kwaliteit van het geluid goed is. De sound en beleving in zo’n filmpje zijn duizendmaal belangrijker dan een studio-opname. Je live filmpje is meestal het allereerste wat een programmeur bekijkt. De show moet bijdragen aan de ervaring, maar niet afleiden. Speel met beleving, maar overdrijf niet. Het moet allereerst muzikaal goed zijn, dus lever daar vooral niet in op kwaliteit.

“Geef altijd 500% en doe alles wat je doet met bezieling” – Marco Bijsterbosch

Heb ik een boeker nodig?
Nee. Je mag gewoon zelf contact opnemen, doe dat ook vooral. Maar, doe dat wel bewust en doelgericht, en doe je research vooraf. Het voordeel van een boeker zit vooral in de vergelijking met de rest van het roster. Als een programmeur weet dat veel bands uit het roster van jouw boeker goed passen bij zijn festival, omdat hij bijvoorbeeld vorig jaar een paar van deze bands heeft geboekt, zal hij ook geneigd zijn om hun aanbod dit jaar serieus te bekijken. De kans is namelijk groot dat als het profiel van een boekingsbureau goed bij een festival past, de nieuwe bands die daarbij getekend worden daar ook goed op aansluiten.

Boekers zijn als adviesorgaan een soort extensie van het eigen netwerk. Ze maken een voorselectie van veelbelovende acts en functioneren dus als de eerste bevestiging van de ingeving van de programmeur als hij iets vet vindt. Uiteindelijk stuurt een boeker hetzelfde mailtje als jij en sowieso is de muziek leidend, dus maak je vooral geen zorgen als je (nog) geen boeker hebt. Neem vooral de touwtjes in eigen handen.

Wat stuur ik naar een programmeur?
Het handigste is om een korte maar krachtige mail te sturen met directe links naar je muziek en YouTube. CD’s opsturen heeft steeds minder zin. Programmeurs willen liever zo snel mogelijk alles bij de hand hebben. Bundel liever al je informatie in een digitale pers kit (EPK). Hoe minder handelingen, hoe beter. Liever een Soundcloud zodat iemand alleen op play hoeft te drukken, dan een download mogelijkheid waarbij ze je tracks eerst op hun pc moeten zetten. Voeg geen bestanden toe als bijlage, hun mailbox raakt dan veel te snel vol. Wil je toch iets opsturen, houd er dan rekening mee dat waarschijnlijk alleen de eerste track gedraaid wordt. En, als je in de gelegenheid bent, stuur dan vinyl in plaats van een cd.

Het onderwerp van je mail maakt niet zoveel uit, zo lang deze maar niet leeg is. Omdat ze vaak meerdere festivals (of zelfs ook zalen) programmeren, is het slim om altijd het festival te noemen waar je wilt spelen, en evt de bandnaam of genre. Mochten ze bijvoorbeeld alleen nog een gaatje over hebben voor reggae, omdat ze vinden dat dit nog ontbreekt, dan weten ze je sneller te vinden. Ken je de programmeur niet bij naam, maak je geen zorgen, dat verwachten ze ook helemaal niet. Veel festivals werken ook met een team van programmeurs, die gespecialiseerd zijn in verschillende genre’s. Wees dus ook niet bang dat je afhankelijk bent van slechts één persoon z’n smaak.

Open met een korte introductie van de band: hoe heten jullie, waar komen jullie vandaan, wat maken jullie (wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe). Voeg een hele korte biografie in van slechts één of twee alinea’s. Geef alleen essentiële informatie, blijf bij de kern, gebruik korte duidelijke zinnen en doe dat in maximaal 100 woorden. De uitgebreide biografie lezen ze, als ze dat willen, later via de website.

Noem niet direct een gage bedrag, onderhandelen komt later. Je eerste mail moet uitsluitend over de muziek gaan. Benoem waarom jullie niet mogen ontbreken in de line-up, waarom jullie bij het festival passen en waarom het festival bij jullie past. Plak linkjes in je mail die verwijzen naar je Facebook, muziek en een live-filmpje. Deze linkjes zijn het aller belangrijkst. Dit is waar een programmeur kan zien en horen wat jullie live doen.

Vermeld shows die je al gespeeld hebt en shows die je binnenkort gaat spelen. Als een programmeur kan zien dat er al interesse is van collega’s, kan hij beter inschatten waar jullie je op dit moment bevinden in je carrière en of dit het juiste moment is om jullie te boeken. Hebben jullie nog toekomstplannen, komt er een album of single aan, zijn jullie geselecteerd voor de Popronde, laat dat vooral weten. Voeg eventueel een korte quote uit de media toe. Maak vooral geen vergelijkingen met andere bands, benoem wat jullie uniek maakt, draag geen alternatieven aan die hij net zo goed of misschien zelfs liever zou boeken. Begin in ieder geval altijd met je belangrijkste informatie en vertel niet té veel.

Vinden jullie het moeilijk om de essentie in een kort verhaal te vatten? Benader een beginnende journalist en vraag die, op basis van een uitgebreid interview met de band, een korte biografie te schrijven. Grote kans dat er een kort en bondig verhaal uit komt die de kern van jullie verhaal raakt.

“Blijf bij jezelf, maak wat jij wil maken en maak vooral niet wat jij denkt dat iemand anders wil horen. Dan zul je authentiek overkomen en het publiek en programmeurs weten te raken.” – Dennis Koster

Er is interesse, en nu? – De onderhandeling
Ga nooit uit van een best case scenario. Verwacht reiskosten en als het meer wordt is dat mooi meegenomen. Voor bijvoorbeeld een band uit Rotterdam die op een festival in Friesland speelt zul je uitkomen op een reiskosten vergoeding. Als je laat speelt en van ver komt is er misschien een overnachting mogelijk. De regel die programmeurs in principe aanhouden is dat een band niet moet toeleggen op een optreden.

Ga dus niet overal gratis spelen, maar vraag ook niet direct de hoofdprijs. Leer je waarde inschatten en houd er rekening mee dat geld niet het enige is wat je uit een optreden kan halen. Vraag en aanbod spelen helaas een grote rol. Door de teruglopende inkomsten uit muziekverkoop, zijn muzikanten en labels steeds meer afhankelijk van inkomsten uit live optredens en worden de headliners dus steeds duurder.

Wees ook niet bang dat je te laag inzet als je een gage-voorstel doet; een lage gage staat niet gelijk aan een lage kwaliteit. Onderhandelen mag en kan altijd, maar besef je waarde. Spelen op een mooie plek levert ook iets op, want de totale vergoeding is het geld + exposure + ervaring.

Uiteindelijk draait het allemaal om vraag en aanbod. Wat heb jij een festival te bieden en wat heeft het festival jou te bieden? Zorg dat je jouw zaken goed op orde hebt voordat je aan het echte werk begint. Maak veel podiumuren en zorg dat je band veel en graag gezien wordt en ken je eigen verhaal. Hoe beter je jezelf kent, hoe beter je jezelf kan omschrijven en verkopen, en dan is het voor de programmeurs veel sneller duidelijk waarom juist jij in hun line-up moet staan. En als dat niet nu meteen is, dan wel volgend jaar.